COMPLIANCE: Canal de Denuncias dentro de la empresa para prevenir infracciones.

El canal de denuncias permite al denunciante, poner de manifiesto dentro de la empresa sobre la ocurrencia de posibles irregularidades, comportamientos contrarios a la legislación o la sospecha o denuncia de la comisión de un delito.
 
El canal de denuncias, es sin duda considerado uno de los elementos indispensables de un sistema de compliance efectivo. Si bien en el Uruguay este tipo de instrumentos aún pueden sonar como novedosos, la realidad es que vienen siendo utilizados a nivel internacional desde hace ya varios años. Bajo varias normas referentes, (como ser la ISO 19600, la ley Sarbanes-Oxley), el canal de denuncias no es una mera sugerencia sino una necesidad.
 
La sociedad debe superar la connotación negativa que puede acarrear el contar con un canal de denuncias dentro de la empresa, la realidad es que es la manera más eficaz de obtener información a fin de identificar infracciones de forma temprana y prevenir potenciales incidentes. Los canales de denuncias pueden ser tanto cerrados como abiertos, es decir, encontrarse únicamente disponibles para los empleados o también para terceros, clientes, accionistas, proveedores, y los stakeholders en general.
 
El canal de denuncias es un mecanismo a su vez reactivo como preventivo. Si bien por un lado permite a la organización reaccionar frente a la comisión de determinados delitos, también es cierto que la implantación de un canal de denuncias ayuda a evitar la comisión de los mismos, dado que en cierto nivel inhibe a todo aquel que considere cometer una conducta contraria a la legislación o normas internas, ya que sus propios compañeros se encuentran comprometidos en evitarlo.   
 
Los canales de denuncias pueden ser tanto anónimos como confidenciales, siempre en vista a la protección del denunciante. Considero que ambas alternativas tienen sus ventajas y desventajas. Por un lado, el anonimato podría tender a un abuso de la utilización del canal, a la realización de denuncias falsas o incluso podría suscitar inconvenientes a la hora de comenzar una investigación. En cuanto a la confidencialidad, la desventaja patente es que los empleados son más reacios a realizar denuncias por miedo a que su identidad no sea correctamente protegida, el miedo a las represalias es la preocupación primordial por la cual se evita realizar denuncias.[1]
 
Precisamente, uno de los mayores debates que se suscita en cuanto a los canales de denuncias, es la situación del denunciante. Se debe garantizar en todo momento el secreto y la confidencialidad de la identidad del denunciante y de la información recibida a través del canal de denuncias. Hay que asegurarse que su anonimato o confidencialidad (según la jurisdicción en la que se ejerza o tipo de canal que se ha decidido implementar) se mantenga y no exista ningún tipo de represalias contra el mismo.
 
Todos los empleados deben sentirse apoyados a denunciar libremente cualquier sospecha de violación, y para ello es fundamental que se sientan protegidos por la empresa. Si bien no todas las denuncias serán válidas y habrán denuncias falsas, es preferible incentivar y fomentar el uso del canal de denuncias a pasar por alto un hecho delictivo que podría haber sido evitado.
 
No hay dudas que los empleados pueden abusar del uso del canal de denuncias, y es por ello que es conveniente que su uso este regulado, estableciendo un claro sistema disciplinario para el caso de denuncias falsas o siempre que se utilice el canal de denuncias de mala fe.
 
A pesar de que la creación del canal de denuncias es fundamentalmente para conocer los delitos que ocurren dentro de una organización, muchas empresas también lo utilizan como canal de consultas, aprovechando este instrumento para más de una función. A través del canal de denuncias, los empleados pueden realizar consultas sobre problemas éticos a los que se enfrentan en el día a día, por ejemplo situaciones de conflicto de interés.
 
Significa un enorme compromiso con el compliance que la empresa brinde una solución práctica para que los empleados puedan dar a conocer situaciones contrarias a la legislación o normas internas, así como evacuar sus dudas y preocupaciones, sintiéndose apoyados y respaldados por la organización en todo momento.

 


[1] Tal es así que el propio Supervisor Europeo de Protección de Datos, en sus lineamientos sobre el procesamiento de datos personales dentro del canal de denuncias establece, “The most effective way to encourage staff to report concerns are to ensure them that their identity will be protected.“

 


Florencia Ventós

fventos@bda.com.uy