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Presupuesto, una herramienta de gestión.


Jorge Baglivo
jbaglivo@bda.com.uy
Mucho se ha discutido sobre las ventajas y desventajas de trabajar en la instrumentación de un presupuesto dentro de las organizaciones. Somos conscientes que ingresos y costos, de alguna manera u otra, están siempre presentes en toda actividad y que un proceso presupuestal tiene sus características especiales, pero la mayoría de las veces nos olvidamos que realmente constituye una herramienta integral de gestión aplicable a empresas de todo tipo, estructura y tamaño.


En virtud de que no es un proceso aislado sino que resulta fundamental para el cumplimiento de los objetivos estratégicos y el desarrollo del negocio, les proponemos revisar algunos de sus aspectos más relevantes.

Concepto de presupuesto: es la consolidación de una serie de acciones en un plan empresarial cuyo objetivo es cumplir las metas en conjunción con la estrategia de la entidad, que está concebido bajo ciertas condiciones previstas para un período determinado y traducido en términos económicos.

Funciones: con la base conceptual anterior, identificamos como principales funciones:

• Analizar, diagnosticar y planificar a efectos de consolidar la información.
• Asignar ingresos y recursos a cada área de la empresa, coordinando las actividades a desarrollar entre ellas.
• Facilitar la revisión de políticas, criterios y normas, identificando debilidades y proponiendo acciones para superarlas.
• Establecer bases e indicadores de comparación que permitan evaluar objetivamente.
• Comunicar al personal los objetivos y qué se espera de ellos para lograr su cumplimiento.
Sistema de presupuesto: respecto al proceso, la metodología de confección y los modelos de proyección asociados, no son elementos rígidos que sea posible copiar o trasplantar directamente de una empresa a otra. Debemos respetar las etapas básicas pero siempre es necesario considerar características diferentes a adecuar en cada caso y cuya valoración surge de la propia entidad - giro del negocio, tipo de organización, tamaño, volumen y naturaleza operativa, normativa vigente, políticas internas, niveles de decisión, objetivos.

Podemos distinguir dentro de la metodología, dos maneras de trabajar en el proceso, considerando como criterio:

• Base períodos anteriores: se trata de planificar considerando las expectativas y requerimientos para el período considerado, tomando como punto de partida la realidad que nos muestra la empresa en ejercicios anteriores.

• Base cero: cada uno de los elementos y las acciones previstas en el plan se presentan, justifican y soportan como si fuera la primera vez. Busca evitar vicios, prácticas erróneas, rutinas ineficientes en los procesos y gastos innecesarios. Sin duda es el más recomendado y el que lleva mayor tiempo de instrumentación.

Ahora, un proceso presupuestario eficaz depende de varios factores, sin embargo existe un requisito imprescindible: el apoyo de la dirección. De nada valen los esfuerzos aislados, es una movida de toda la empresa que necesita una adecuada asignación de responsabilidades, no solo para proyectar sino para luego cumplir las acciones previstas; esto solo puede consumarse si la dirección ha asumido el compromiso y es quien motiva, impulsa y dirige el desarrollo del proyecto, dotando los recursos necesarios para consolidar la mayor participación posible dentro de la organización y asignando a los responsables la autoridad necesaria para su efectiva construcción.

Ventajas: se destacan como principales que:
• Impulsa la definición de objetivos por parte de la dirección y la evaluación del desempeño de las personas.
• Propicia y facilita la participación de los diferentes niveles de la organización.
• Obliga a mantener un archivo detallado de los datos relevantes del negocio y su análisis periódicos.
• Motiva la creatividad y favorece la eficiencia en las operaciones.
• Promueve el desarrollo de tableros de mando.
Limitaciones: en este sentido mencionamos que:

• Es necesario dedicarle un tiempo razonable al proceso y en especial al análisis inicial que lo soporta, no hacerlo nos puede conducir a conclusiones equivocadas que inhabilitan todo el resto
• Está basado en estimaciones y, como tales, son hipótesis de trabajo que pueden o no concretarse en la realidad posterior.
• Debe ser revisado y corregido, en la medida que los cambios en la realidad prevista generen desvíos de relevancia.
• Su ejecución no es automática, depende de cómo los recursos humanos han comprendido la importancia de las acciones previstas y cómo las terminan ejecutando en el día a día.
• Es un instrumento de gestión, no debe ser considerado un sustituto de responsabilidades ni un competidor de las capacidades gerenciales.
Considerando lo expuesto antes y tomando en cuenta el dinamismo que vive la realidad actual, con permanentes cambios en el marco regulatorio, con la competencia cada vez más relevante y con perspectivas de crecimiento económico para los próximos años en nuestro país, el proceso presupuestal nos ayudará a identificar oportunidades con mayor facilidad y a medir la evolución de la organización de una manera objetiva con indicadores alineados a las metas estratégicas. En resumen, para cualquier tipo de empresa el presupuesto constituye una verdadera herramienta de gestión calificada que debemos utilizar y explotar

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