Dra. María Belén Sosa
bsosa@bda.com.uy

COMO GESTIONAR A TIEMPO LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA

La responsabilidad y la importancia de la prevención.
 
Existen herramientas para mitigar estos riesgos, alocar responsabilidades y tener una prevención adecuada. Solo hay que conocerlos y aplicarlos.
 
En la mayoría de los casos, esto sucede no porque no exista control al contrario, generalmente siempre hay algún recaudo. Los procedimientos de gestión empresarial están pero hay puntos ciegos desconocidos y/o circunstancias que se subestiman. Si esto es así, hay altas probabilidades de que se termine en un problema no buscado que podría preverse y solucionarse de antemano. Sin importar si hay o no culpa o si hay una gestión medianamente buena, la responsabilidad recae sobre la empresa.
 
Incluimos algunos ejemplos generales que suceden en distintas áreas:

A. Sector financiero. Los roles de papel y el subestimar de los procedimientos exigidos. Actualmente la normativa es tan extensa que en ocasiones no se dimensionan las consecuencias que puede tener la falta de cumplimiento. A veces se cree que el solo hecho de tener, por ejemplo un oficial de cumplimiento con mínima formación y los manuales al día, se tiene un seguro de cumplimiento. Esto es falso y peligroso.
  
B. Construcción. La falta de precisión de las responsabilidades de cada agente involucrado en un mismo proyecto: arquitecto, constructor, operador. ¿Quién responde por qué y de qué forma? ¿Cómo están delimitadas las responsabilidades en los papeles  y en la realidad?
  
C. Sociedades y Fiduciarios. ¿Hay un límite claro en el actuar de los directores y fiduciarios? Se conoce hasta dónde responden estos y hasta donde la empresa/fideicomiso? ¿Quedó claro el límite en los documentos que se tienen?
  
D. Servicios profesionales. Se contrata asesoramiento externo de cualquier tipo. Desde quien nos audita financieramente, nos hace una matriz de cumplimiento o nos asesora diariamente. ¿Quién es el responde en caso de algún daño ocasionado? Existen formas de determinar los alcances de cada servicio y regular las responsabilidades de cada uno.
  
E. Confidencialidad en empresas. ¿Los profesionales saben qué información pueden dar y cual no? ¿Hay controles de acceso de información? ¿Todos los empleados acceden a toda la información? En caso de un daño quién responde por ello y cómo se mitiga esto?
  
F. Tecnología. Los avances han dejado atrás varias regulaciones que ofrecían protección. ¿Cómo se protegen las empresas sus productos? ¿Cómo se aplica la escasa regulación para optimizar resultados? ¿A falta de regulación expresa como protegemos las nuevas tecnologías?
  
G. Uso de tecnología. ¿Se conoce el valor de confirmaciones por medios electrónicos? Antes, a través de la firma y autorización personal y por escrito se tenía cierto control de la representación de la empresa. Hoy ¿qué seguridad da la confirmación por mail? ¿La confirmación que no sea de un representante autorizado vale o no?
  
H. Prevención de Lavado. Los profesionales no obligados expresamente por ley a realizar controles, ¿están totalmente exentos de responsabilidad o se debe hacer un mínimo conocimiento de clientes? ¿Quién debe hacerlo? ¿Cómo se hace y hasta dónde llega?

Existen herramientas para alocar responsabilidades y prever varias de estas situaciones. La clave es poder ejecutar y hacer eficientes las medidas con las que ya se cuenta. Hacerlas prácticas y prever estos problemas.

Es importante entender, de forma real, el status de cumplimiento de la empresa y qué necesita para estar blindada. Para ello, hay que saber usar las herramientas legales a favor y tomar ventaja de estas para poder prevenir.

Se necesitan - y hay - mecanismos simples y adecuados para mitigar los riesgos de cada empresa. Existen instrumentos a implementar para reforzar los puntos débiles,  advertir realmente la importancia de la información que manejan y recordar la misma ocasionalmente para reforzar el sentido de la obligación que asumen